banner

Internationaal projectmanagement - Een wereld van verschil? Deel 1

01-06-21

Een wereld van verschil!? In een internationale projectomgeving gaat het er minder ontspannen aan toe dan in Nederland.  

 

Volgens Jan Kerkhof, Project Execution Director bij Vanderlande gaat het er om dat je je vooral niet de kaas van het brood laat eten. Zijn ervaring is dat in veel landen je jezelf echt moet bewijzen.

 


 

“Welk verschil ervaar jij bij de invulling van je rol in een internationale projectomgeving?” 

 

afbeelding LinkedIn poll NIMO

Een vraag waarmee Bart Hoitink, CEO bij NIMO Project Management Instituut de interactie opzocht binnen een breed netwerk van project professionals. We maken uit de stemmen op dat cultuur, invloed en belangen uiteraard de belangrijkste rol speelt.  

 

Wij legden deze vraag ook voor aan Jan KerkhofProject Execution Director en inmiddels ruim 20 jaar werkzaam bij Vanderlande. Jan is tevens IPMA-B gecertificeerd. Hij weet als geen ander te vertellen over zijn ervaring met internationale projecten. 

 

“Afspraak is afspraak, doe wat je hebt beloofd.”  

 

Bij een klein nationaal project zie je vaak dat afspraken en vooraf gestelde doelen nog makkelijk kunnen verschuiven en dat je met goed overleg daar met elkaar uitkomt. Voor internationale projecten is dat anders, en tevens éévan de grootste verschillen. Daar geldt echt: afspraak is afspraak. 

 

Dus doen wat je beloofd hebt en naleven wat er in het contract staat, al betekent dat af en toe ook niet doen wat je denkt dat goed is voor het project. Ik denk dat dat kenmerkend is aan het verschil dat ik ervaar bij het invullen van mijn rol in een internationale projectomgeving. 

 

Schik je naar de hiërarchie en de cultuur.” 

 

Denk bijvoorbeeld aan Azië, daar speelt hiërarchie en autoriteit een hele grote rol. Men kan zich daar geen gezichtsverlies permitteren. Dat brengt een zekere druk met zich mee, ook voor jou als Nederlands projectmanager. Je kunt daar niet met je Nederlandse flexibiliteit ook flexibel met de regels om gaan. Daar moet je je echt naar kunnen schikken terwijl je je eigen belangen blijft behartigen, dat is een grote uitdaging. Als je hier niet mee om kunt gaan, houd je het uiteindelijk niet vol.  

 

Het succes van je project wordt vaak bepaald door het beheersen van meningsverschillen. 

 

Vaak speelt er politiek om projecten heen, waar je als projectmanager alert op moet zijn en assertief mee om moet gaan. Dit betekent dus ook het goed kunnen managen van conflicten, waar veelal een cultuurverschil aan ten grondslag ligt. Het succes van je project wordt vaak bepaald door het beheersen van meningsverschillen. Het doen van internationale projecten maakt het dus wel interessanterDoor onbekendheid met en diversiteit van je stakeholders is het veel moeilijker om conflicten voortijdig te identificeren en te beheersen.  

 

Bijvoorbeeld, een project kost soms meer geld of tijd dan vooraf begroot, dat gebeurt nou eenmaal. Wanneer iemand zich dan geen gezichtsverlies kan permitteren, dan leidt dat snel tot een meningsverschil. Dus wat doe je dan? Dan moet je de situatie escaleren naar een hoger niveau, ook intern. Dan zijn het vaak de verantwoordelijken voor “the bigger picture” die er een klap op kunnen geven.   

 

“Stel vooraf de juiste controlevragen, vraag door voor duidelijkheid.” 

 

Mijn ervaring is dat het daarom zo belangrijk is om vooraf de juiste controlevragen te stellen. ‘Wie heeft er welke taken en verantwoordelijkheden? en ‘Wakan er door wie gegarandeerd worden? Maar denk ook aan vragen als ‘Wat wanneer iets niet gebeurt? en ‘Wat zijn dan de consequenties? Het antwoord op deze vragen moet voor elke partij duidelijk zijn. 

 

Wat voor eigenschappen moet een projectmanager met internationale ambities hebben? 

 

Een projectmanager moet zich vooral niet de kaas van het brood laten eten, dat vind ik het belangrijkst. Uiteindelijk is dat in het belang van zowel klant als leverancierdat ze beiden gebaat zijn bij een efficiënte en gecontroleerde uitvoering. Om dat te borgen, moet je in veel landen jezelf echt bewijzen, daar gaat het er minder ontspannen aan toe dan in Nederland.

Wees vooral heel duidelijk over de doelstellingen van het project. Bijna iedereen heeft de neiging om over de inhoud, bijvoorbeeld de techniek te praten. Ga niet te diep in de materie zitten en laat dat aan de experts over. Je houdt het anders niet vol. 

Als projectmanager moet je voornamelijk communiceren over ‘Hoe het project aangepakt gaat worden. Dan gaat het om de 5 W’s: Waarom, Wat, Welke Wijze, Wie en Wanneer.  

Het is belangrijk voor de mensen in jouw team om te weten wat jij als projectmanager belangrijk vindt. Zeker internationaal is die communicatie belangrijk. Dat is ook het managen van jezelf. Het is het vinden van de juiste balans daarin.  

 

“Zoek naar de beste weg, vaak blijkt dat ook de snelste weg.” 

 

Naar voren kijken is belangrijk, om zo alvast te beïnvloeden wat je op je weg denkt te verwachten en om de verwachtingen van anderen te managen. Naar achteren kijken heeft alleen zin als je weet wat je wilt zien. Plannen en organiseren is daarom essentieel. Op die manier kun je ook evalueren en meten. Dus je resultaat bepalen en dan daarop weer bijsturen.  

Targets halen is belangrijk, maar probeer niet altijd de snelste weg te vinden, maar zoek de beste weg. Vaak blijkt dat dan ook de snelste weg! 

 

Meer lezen? Bekijk dan Deel 2 van deze serie!

 


 

Met dank aan: Jan Kerkhof en Bart Hoitink

Het IPMA level B certificeringstraject heeft Jan Kerkhof gevolgd onder begeleiding van NIMO-trainer Reinier de Koning.

Heeft u specifieke vragen?

contact

Nog plaatsen beschikbaar bij

PRINCE2® Foundation

Aanmelden voor deze training