banner

De 10 tips voor succesvol projectmanagement

18-05-18

Literatuur over projectmanagement gaat vaak óf over methoden en technieken óf over sociale vaardigheden. Volgens NIMO gaat de essentie van projectmanagement juist over het samengaan van beide.

 

Dit artikel is ontstaan op basis van mijn werkerving vanuit de praktijk in combinatie met mijn huidige consultancy ervaring. De theorie uit het boekje in de vaak weerbarstige praktijk binnen projecten.

 

Hierbij een tiental tips uit de praktijk, voor de praktijk.

1:            Projectmatig werken is een must

Mits je ook de kennis en kunde hebt en de vaardigheden om ermee om te gaan. Maak voor jezelf een plan om projectmatig te leren werken. Organiseer een interne training om ieders competenties op dit vlak te verdiepen. Begin een intervisietraject om ervaringen te delen en van anderen te leren. Projectmatig werken is voor iedereen die erbij betrokken is bijna altijd een groeiproces. Er bewust voor kiezen versnelt het ontwikkelingsproces en biedt medewerker en organisatie uitdagende resultaten.

2:            Volg de methodiek met je verstand

Een methodiek hanteren heeft veel voordelen: een gemeenschappelijke taal, een kwaliteitsstandaard en een vaste werkwijze zodat overdracht gemakkelijk is. Een methodiek is echter geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om het grootste deel van de projectwerkzaamheden te managen. Het hulpmiddel vraagt wijsheid in de toepassing. Volg een methodiek niet maar beheers hem. Een methodiek denkt niet; jij gelukkig wel.

3:            Opdrachtgeverschap vanuit één persoon

Een project vraagt om één opdracht gevende persoon; vraag het managementteam iemand aan te wijzen die voor het project verantwoordelijk is. Ga door totdat er iemand aangewezen is. Bouw een relatie met die persoon op. Vertrouwen van een opdrachtgever in de projectmanager is een heel belangrijke succesfactor van projecten.

4:            Verandering is onvermijdelijk, communiceer de gevolgen met de opdrachtgever

Het projectplan is de basis voor de uitvoering. Dat wil niet zeggen dat er niets kan veranderen. Veranderingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van projecten, mits je er maar de controle over hebt. Opdrachtgevers kunnen en mogen van gedachten veranderen: de klant is koning. En de projectmanager heeft het recht (en de plicht) om te zeggen wat de gevolgen van de verandering zijn voor het project. Dan kan de opdrachtgever zelf beslissen of hij dat wil. Er is altijd een prijs (lees: consequentie) voor een verandering van inzicht.

5:            Passie

Soms lijken de persoonlijke verhoudingen de oorzaak van een ineffectief team te zijn. De gevoelens die mensen ten opzichte van elkaar hebben zijn echt, maar kunnen een symptoom zijn van ontbrekende doelen en slechte taakcoördinatie. Zo kan men bijvoorbeeld uiteenlopende meningen hebben over welke doelen prioriteit hebben (en daar onderling niet uitkomen). Ga bij problemen die lijken te gaan over procedures eerst na of doelen en taken goed ingevuld zijn, voordat je het probleem op het niveau van de procedures probeert op te lossen.

6:            Respect, het dilemma van projectleiders

Het dilemma van leidinggeven aan de uitvoering in een notendop: natuurlijk is het belangrijk goede relaties te hebben met de leden van het projectteam. Respect voor en ondersteuning van het team zijn belangrijk. Maar projecten kennen geen populariteitsprijs. Respect krijg je ook door te staan voor je verantwoordelijkheid, door je niet af te laten schepen, door zakelijk en duidelijk te zijn als het nodig is. Om ervoor te zorgen dat de kaders staan voor effectief werk van het projectteam.

7:            De kunst van het loslaten

De taak van een projectmanager  is gevarieerd en complex. Hoe kan iemand dit allemaal goed in de hand houden? Het antwoord ligt niet in vasthouden maar in loslaten. Laat het idee los dat je als projectmanager alles moet weten en zelf moet doen. Maak het onderscheid tussen verantwoordelijk zijn en verantwoordelijk voelen De projectmanager is degene die integreert, dirigeert, energie geeft en mensen en processen coördineert en evenveel nadruk legt op het managen van de omgeving als het managen van de mensen.

8:            Netwerk met alle betrokkenen

In het netwerk zijn klanten, opdrachtgevers en beslissers belangrijk. En niet enkel zijzelf, maar ook degenen die de informatiestroom tussen jou en deze personen regelen en bewaken. Deze informatiesluizen of poortwachters hebben een belangrijke rol in het voor managers leefbaar en beheersbaar houden van de wereld. In een project is ieder mens belangrijk. Laat je gezicht zien bij alle betrokkenen. Zorg dat ze je kennen en leg een relatie voordat je ze daadwerkelijk nodig hebt. Sla je dit over, dan zul je het later moeten inhalen (en dat is niet altijd gemakkelijk en kost vaak meer tijd).

9:            Leiderschap: wees open, eerlijk en empathisch

Projectleiderschap is persoonlijk en met open vizier veranderingen ingaan. Voor het effectief communiceren over verandering gelden drie principes: communiceer zo veel mogelijk mondeling (gebruik schriftelijke of digitale stukken eerder achteraf dan vooraf), laat ruimte voor gevoelens (die van anderen maar ook die van uzelf; openheid leidt tot openheid en vertrouwen) en vertel de waarheid (ook als je iets niet weet).

10:          Tijd om te leren, blijf bewust

Iemand die alleen maar rent en nooit stilstaat, leert weinig. Iemand die veel kennis opdoet, maar nooit de tijd neemt om er wat mee te doen, ontwikkelt zich eenzijdig. Iemand die zich in zijn verantwoordelijkheid opsluit, groeit krom. Als projectmatig werken ons iets leert, is het wel dat iedereen zelf verantwoordelijk is om de optimale condities te scheppen voor zijn eigen ontwikkeling. Iedereen kan helpen, maar je moet het zelf doen.

Veel succes!

 

Corine Zegers is sinds januari 2018 werkzaam bij NIMO Project Management Instituut. Na 23 jaar ervaring in de maakindustrie in diverse HR-managementrollen is zij momenteel werkzaam als senior Learning & Development consultant. Hierbij combineert ze haar passie voor leren en ontwikkelen met de kennis en ervaring op het gebied van talent management, gericht op het adviseren van klanten over het verder professionaliseren van project management.

Heeft u specifieke vragen?

contact

Nog plaatsen beschikbaar bij

IPMA Agile Leadership

Aanmelden voor deze training

Managing Successful Programmes: MSP Foundation + Practitioner

Aanmelden voor deze training

Praktisch projectmanagement 1

Aanmelden voor deze training